فريق من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية يزور تعليمية جنوب الشرقية

صور : علي الداؤودي

قام فريق من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بزيارة إلى قسم البريد والوثائق بالمديرية العامة للتربية والتعليم بمحافظة جنوب الشرقية، بهدف الاطلاع على سير تنفيذ نظام إدارة الوثائق المشتركة والوثائق الخصوصية، ومتابعة مدى التزام الجهات المعنية بتطبيق نظام تصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها.

وضم الفريق كلاً من: أحمد بن سيف الكيومي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني، وإسحاق بن إبراهيم العزري أخصائي وثائق ومحفوظات، وحافظ بن خالد العامري أخصائي وثائق ومحفوظات ثانٍ.

وعقد الوفد لقاءً مع مبارك بن سالم الفارسي المدير العام المساعد للشؤون الإدارية والمالية، وبحضور بدر بن مراد البلوشي رئيس قسم البريد والوثائق وموظفي القسم. وتم خلال الاجتماع استعراض أهداف الزيارة والتأكيد على أهمية تطبيق نظام إدارة الوثائق المشتركة والخصوصية بما يحقق معايير الحفظ السليم وسرعة الوصول للمعلومة.

عقب ذلك، قام الفريق الزائر بزيارة عدد من دوائر المديرية لمتابعة تطبيق النظام، شملت: قسم الشؤون القانونية، وقسم التنسيق والمتابعة بمكتب المدير العام، ودائرة الشؤون المالية، ودائرة المشاريع والخدمات، وقسم النقل المدرسي.

كما شملت الزيارة مركز حفظ الوثائق الوسيطة بمدرسة صور الساحل للتعليم الأساسي للبنات (5–8) في ولاية صور. وأوضح بدر بن مراد البلوشي أن الزيارة هدفت إلى الاطلاع على آليات العمل بالمركز، الذي يسهم في حفظ الوثائق بطريقة آمنة ومنظمة، ويضمن سهولة الرجوع إليها، الأمر الذي يعزز كفاءة العمل الإداري ويقلل من تكلفة الحفظ.

وأضاف البلوشي أنه تم إطلاع الفريق على الجهود المبذولة في مجال إدارة الوثائق، ومن أبرزها: فرز الوثائق العامة، وإعداد كشوفات توضح محتوى الوثائق وعناوينها وفق جدول مدد الاستبقاء، وتحديد مصيرها النهائي، إضافة إلى عرض جدول بياني بالوثائق المهيأة للإتلاف. كما اطّلع الفريق على أعمال قسم البريد والوثائق، وما يقوم به من مهام تتعلق بسرعة ودقة إنجاز المعاملات، وإعداد الأدوات الإجرائية الخاصة بتصنيف الوثائق وجداول مدد استبقائها، وذلك بالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.